1 сентября 2023 года Удостоверяющие центры перестали выдавать сертификаты электронной подписи сотрудников. Новым работникам теперь можно получить только сертификат физлица, а вместе с ним для подписи документов использовать машиночитаемую доверенность. Как быть в эпоху законодательных перемен — небольшую инструкцию подготовили эксперты Удостоверяющего центра Контура.
Немного про сертификат сотрудника
Сертификатом сотрудника пользуются бухгалтеры и другие уполномоченные лица для подписи документов от лица компании. Например, для сдачи отчетности. В таком сертификате есть данные об организации и уполномоченного лица.
Раньше он был единственным способом для подписи документов. Теперь на смену ему пришел новый вариант — сертификат физлица вместе с машиночитаемой доверенностью. В скором времени он полностью заменит и вытеснит сертификаты сотрудников.
Какими сертификатами пользоваться сотрудникам сейчас
Несмотря на то, что удостоверяющие центры перестали выдавать сертификаты сотрудников, из электронного документооборота они пока не вышли. Работники смогут подписывать ими документы пока не истечет срок действия сертификатов, но не позже 31 августа 2024 года.
И так как закон не запрещает владельцу иметь сразу несколько видов электронных подписей, рекомендуем использовать в работе оба варианта:
- в системах, которые уже принимают машиночитаемые доверенности, например, в ФНС, Честном ЗНАКе, СФР, ФТС, Федресурсе, ГИИС ДМДК, системах ЭДО контрагентов использовать сертификат физлица с МЧД,
- в остальных системах — работать с сертификатом сотрудника.
Сертификат физлица и МЧД есть, но нет сертификата сотрудника
На новые правила работы успели перейти не все системы. Если вы не успели продлить сертификат сотрудника после 1 сентября 2023 года, а нужная площадка не принимает сертификат физлица для работы от имени организации, обратитесь к ее техподдержке. Специалисты подскажут возможные варианты решения и, возможно, разрешат, использовать скан бумажной доверенности.
Сертификат юрлица есть, но на МЧД еще не перешел
Не тяните с переводом сотрудников на сертификаты физлиц и машиночитаемые доверенности. Сделайте это заблаговременно. Так вы сможете быстрее адаптироваться к изменениям и будете готовы, если в компании произойдут кадровые перестановки, изменится состав сотрудников, которые должны подписывать документы от лица компании, а получить сертификат юрлица уже будет нельзя.
Как и кто должен создавать МЧД
Машиночитаемые доверенности — это не то же самое, что скан бумажной доверенности. Создавать ее должна сама организация в формате xml в специальных программах. Подписывать МЧД обязательно должен руководитель.
Тема с машиночитаемыми доверенностями достаточно новая, все участники процесса только учатся с ними работать. Если у вас возникают вопросы по оформлению и использованию МЧД, обращайтесь к экспертам. В Удостоверяющем центре Контура вам помогут не только создать ее, но и применить на конкретном портале.
Получить помощь экспертов
Реклама. ООО "Сертум-Про", ОГРН 1116673008539. 620036, Екатеринбург, ул. Малопрудная, 5, офис 715. kontur.ru, 16+
Листая дальше, вы перейдёте на kontur.ru